近日有两位零售客户电话咨询相关应急补货机制的问题，一位零售客户因为卷烟名称专业与民间使用有所区别，他所要求的新安江（软蓝）被错订为新安江（银红）、芙蓉（软红）被错订为芙蓉（黄），希望能够调换补货，而另一位零售客户则因为儿子结婚需要尽快补货，卷烟品牌为利群。由于零售客户卷烟的进购量受客户类别、合理定量的影响，并且一周一订的订货周期也限制卷烟电订的机动性、灵活性。在应付卷烟错订少订、丧事喜事、应急用烟、办事烟等突发性需求上捉襟见肘。

 

　　为了弥补这一缺陷，我们在节假日开辟专门的卷烟补货绿色通道，平时则通过应急补货机制调整。可以说应运而生的应急补货机制，却在日常工作执行中面临许多困难，要实现完美的执行、规范的操作还需要投入大力气。应急补货机制为不折不扣的中性服务，正确的使用、引导、管理将极大的方便零售客户，也使其受益匪浅。反之，则使货源供应出现偏斜，有失公允，挫伤诚信零售客户的积极性、信任度。

 

　　应急补货机制的基本要求

 

　　一、应急事由的真实可靠性。应急事由必须为真实存在的特殊情况，并且需求超出零售客户卷烟的销售能力。不得凭空捏造事实，以免出现货源供应不公平现象。

 

　　二、应急申请材料的齐全完整性。卷烟错订的零售客户，我们需要检查电订录音，考证是否存在错订问题，并要求补订货源在合理定量以内。而喜事用烟必须出示结婚证、村委会证明书等材料。其它情况也需要出示相关的证明材料。路途较近的零售客户可以进行实地考证，较远的零售客户需要致电村委、附近客户等进行侧面验证。而不能听之信之，不查不问。

 

　　三、应急补货机制要灵活运用。根据应急事由的危急程度、所需品牌库存情况灵活适度给予补货满足，而不应有求必应。并寻求补货最优化，确保补货机制不被滥用，或出现依赖性。

 

　　四、应急补货有规范流程，并规范操作。应急补货需要建立相关的操作流程步骤、人员岗位职责，能层层审核把关，并进行必要的定期不定期考核抽查。

 

　　（一）程序和要求

 

　　1客户经理收到零售客户应急订单申请，核实零售客户应急订单情况是否属实，如不属实，不予受理；如属实，填写应急订单申请表；2客户经理将应急订单申请表交市场部主任审核。

 

　　3经业务科长审核确认订货。

 

　　4审批通过后，市场部主任执行应急订单。

 

　　5配送部查看是否符合送货路线，如果符合，由配送部送货，如不符合，由客户经理送货。

 

　　（二）应急订单处理流程图

　　五、应急订单的及时有效性。错订漏订没订的发现往往在卷烟配送完成的事后，意味着偏远农村零售客户即使迅速进行应急订单的制作提交，由于第二天配送线路的改变，也无法将卷烟送达，客户经理反而成为最后的负责人。这给客户经理带来巨大的麻烦与不便，当然必然引起应急订单及时性、有效性特点的发挥。