随着各省烟草朝着做大、做精、做强的方向前进，对烟草工业内部管理更要精细化、高效化，作为卷烟工业企业保障性部门——物资供应部门，更需通过优化管理来达到高效、有序保障。

 

　　烟草物资物流是卷烟物资保障的重要环节，为了达到经济、有效、快速、准确的烟草物资现代物流，主要靠整个物资供应链管理流程来优化保障。整个供应链管理流程中主要有两个重要过程：物流衔接、供应商管理。

 

　　一、物流衔接

 

　　卷烟物资物流包括卷烟物资实物流和信息衔接流，其中信息衔接流贯穿于整个物资流，对物资流起支撑保障作用。卷烟物资物流的管理主要涉及卷烟物资包装流通、运输配送、库存管理以及贯穿于整个过程的信息流。

 

　　（一）包装流通

 

　　对于烟草物资的包装形式，大家都清楚主要是要安全适宜、方便运输储存、经济可行。过去我们烟草物资大多采用纸箱包装，纸箱包装装卸时不甚方便，且容易破损，又不易防潮防雨，并且不能回收利用。通过一些时间的使用摸索，现在我们成功采用托板缠绕包装（具体做法：1.利用上下托板和缠绕膜进行包装；2.规定大件包装尺寸；3.规定各种材料每整件数量和内包装规格、数量、形式）。通过这几年的大件包装，我们感觉：1.方便了装卸，又保证了装卸安全性（因为木托板可制作装卸槽，供方和卷烟生产企业可统一使用铲车装卸，既方便又可靠）； 2.通过缠绕包装尺寸统一，统一了卷烟物资包装规格，方便了收、发、存数量的统计；3.因为缠绕包装强度高，规格又统一，方便了仓储堆放又保证了其安全性；4.因为有缠绕膜保护，可防潮防雨（运输和搬运过程中可罩上统一的雨布）；5.木托板可回收重复利用。当然了，大件包装只是一种形式，但不论何种形式，一定要充分考虑卷烟物资包装的安全适宜性、方便运输储存，以及经济可行性。

 

　　（二）运输配送

 

　　有了大件缠绕包装，方便了运输上下装卸，也便于我们安排运输，同时我们对运输的管理需要更大关注。卷烟物资的运输主要包括两个过程：一是从供应商到卷烟工业的远距离运输；二是卷烟工业内部从储运仓库到使用车间的配送。下面我着重从几个方面来论述这两个过程的运输配送。

 

　　1.运输工具的选择及运输成本。一般情况下，卷烟企业会根据各个供方距离远近的情况，以及各供方到卷烟生产企业的各种运输工具的运输成本等情况确定一种正常情况下使用的运输工具。运输工具一旦选定，为了减少运输成本，主要靠合理安排配送数量来提高运输工具的利用率。对于卷烟生产企业内部配送，要考虑：（1）烟厂生产的连续性；（2）烟厂配送工作的日制性；（3）配送交接的稳定性。各卷烟企业基本会有自己的汽车配送组，不过在汽车型号和数量选择上，要考虑：（1）日配送量；（2）配送距离；（3）卷烟物资包装规格等。

 

　　2.运输安全。内部配送管理肯定要按部门或组来管理，在这里不作论述。从供方到卷烟生产企业运输，特别是汽车运输，从供应链管理角度出发，运输公司应由卷烟企业指定，并做到：（1）指定的运输公司应有资质；（2）卷烟企业物资部要定期了解运输情况；（3）定期组织供方对运输公司进行审核。当然，作为卷烟企业只能从参与、协助供方管理出发来进行安全控制，目的是做到消除安全隐患，杜绝安全事故发生。

 

　　3.准确配送。在内部配送上，要保证：（1）发料准确无误；（2）配送材料发运时间合理。为了保证以上两点，最好是应用信息化管理，通过网上信息同步流转处理。可探索的做法：（1）对卷烟物资进行梳理，建立使用车间物资需求网上协同系统；（2）使用车间利用协同系统，每天在需求网上发布需求物资预约单；（3）通过协同系统，使用车间按需求紧急情况，将预约单上物资划分配送先后顺序；（4）配送仓库按先后顺序搭配分车配送，并将信息传递使用车间。供方到卷烟企业的运输，从准确、有序来考虑：（1）卷烟企业采购人员应该根据采购计划来安排到货计划；（2）供方根据卷烟企业的到货计划安排（具体到日到货量），结合自己的运输周期来安排配送。只是卷烟企业采购人员在安排到货计划时，要考虑：（1）运输工具的充分利用性；（2）供方的配送能力；（3）卷烟企业的储运能力。当然，关于外部运输（供方到卷烟企业的运输）指令的传递最好能实现信息化，达到相关人员同步发布执行。

 

　　（三）库存管理

 

　　库存管理是保障烟草物资物流的一个重要环节，如果没有合理的库存作支撑保障，根本无法实现物流的顺畅性。

 

　　1.卷烟企业内部库存管理。现在汽车制造业都在进行零库存管理，那么我们卷烟物资能不能进行零库存管理呢？如果纯粹从保证生产用料考虑，我认为完全可以，不过卷烟物资毕竟有它的特殊性：（1）现在印刷及材料行业不论是技术能力还是标准都达不到汽车行业那么完善，所以我们还需要靠进货来把最后的关；（2）材料的环境温湿度适应性。考虑检验和适应周期，再结合供方到卷烟企业的运输周期，可确定一个基本的库存控制，一般情况下省内供货保持4—6天使用库存量基本适宜。当然，有些长期要用或通用材料可适当放大库存，但也要充分考虑：（1）材料积压过期风险；（2）造成对供方错误的需求信号；（3）占用过多库存资金；（4）占用库存场地，不利于仓储周转。

 

　　2.供方库存管理。要想保障生产的连续性，还必须有源源不断的外部到货，而我们好多卷烟物资都是专用，因此作为卷烟工业物资供应部门必须对供方的库存管理作指导。

 

　　物资部门首先应该清楚自己的产品牌号哪些应该备料，哪些不能备。一般情况下那些长期要用（市场稳定的大牌号用）或能通用共用的卷烟物资需要一定备量，那些临时性、不稳定、专用的材料要按订单去采购。

 

　　确定了需备料的牌号后，接下来是要确定备多少的问题，这要考虑几个方面：（1）各物资材料的连续性供应的准备周期（非应急性单批量）；（2）各牌号的历史市场需求量分析；（3）各牌号的市场需求前景；（4）市场波动；（5）缓冲库存；（6）正常的生产滚动周期；（7）经济订货量。例：经确定商标的连续性供应的准备周期一般为20天，如果按月度滚动来组织订单生产，可备25—30天的用料。

 

　　特别是随着市场竞争的加快，多样性与需求变化不确定性的买方市场日益形成。在市场需求变化时，就易产生物资保障供应不上，实际仓储物料存在呆滞状态。因此，我们要进一步实行滚动备料管理，定期根据市场状况调整备料量，并实行供方厂家交多少补够多少的动态管理，以满足按市场组织生产的物资保障。

 

　　二、供应商管理

 

　　通过统一的包装流通、有效的库存管理以及信息化的物流指令，我们基本可以做到卷烟物资的有效保障。但是，所有的这些物流都必须有供应链上方供应商的支撑才能保持顺畅，因此供应商的管理在新时期烟草物资的管理中显得尤为重要。

 

　　烟草工业企业作为一个强势企业，因此在一定程度上供应商需要烟草工业企业来带动，因此烟草工业企业应与供应商保持互利互赢的关系，来带动和促进供方发展，而不应该是以价格驱动的竞争关系。

 

　　从互利互赢的关系出发，通过对供应商的评、选、控、管来实现对供应商的质量、能力、诚信、服务的管理要求，具体包括：（一）供应商的选择和评价；（二）供应商的控制及管理。

 

　　（一）供应商的选择和评价

 

　　1.确定选择的群体范围

 

　　烟草工业企业都有自己相对稳定的供应商群体,这是烟草企业的重要资源之一。在产品的设计和开发过程中,寻求供应商的最佳方法就是优先考虑原来已有的供应商群体,在原有的供应商群体中,寻找最适合新产品设计和开发所需的供应商。原有的供应商群体不能满足企业的需要，须重新寻找新的供应商来源。

 

　　2.供应商基本情况调查

 

　　老供应商调查的内容：查询企业对供应商的评定资料和以往供货的业绩记录、评定该供应商的产品供应能力、供货及时性、财务状况、相对竞争对手的优势、对质量问题处理的及时性以及其质量管理体系的相关信息。

 

　　新供应商调查的内容：包括企业规模、生产规模、主导产品、生产设备、检测人员和设备过程能力指数、体系认证情况、主要原材料来源、相关经验、主要顾客及其反馈信息、遵纪守法情况等。

 

　　3.供应商审核——产品审核、过程和质量管理体系审核

 

　　烟草企业在分析供应商基本情况的基础上，有必要对A、B类物资供应商做进一步审核，为供应商的选择提供依据。

 

　　审核内容：（1）供方要通过相关体系认证；（2）关注其反映持续改进的管理评审、内审、纠正措施、预防措施、检验和试验过程。一般对新入选的供应商而言，组织对提供A、B类物资的供应商进行审核。对现有供应商而言，主要针对提供A、B类产品的供应商或质量有问题的供应商进行重新评价审核。

 

　　一般对供应商审核顺序是首先进行产品审核，在产品审核合格的基础上进行过程审核，最后进行质量管理体系审核。

 

　　对审核合格后的供应商正式列入《合格供应商名单》，对新入选的供应商有必要进行一定时间的产品生产磨合，再纳入《合格供应商名单》。

 

　　4.供应商的评价与选择

 

　　在了解供应商基本情况和进行供应商审核后，对供应商进行评价和选择。

 

　　评价和选择原则：评价和选择供应商的指标体系必须全面兼顾突出重点的原则，其大小必须适宜的科学性原则以及使评价与选择工作易进行的可操作性原则。

 

　　供应商选定程序：建立供应商评定小组-→确定供应商候选名单-→对候选供应商提供的产品进行检验-→到供应商现场考查-→评价结果分析-→选定供应商-→纳入供应商管理体系。对选定的供应商要建立档案管理，记录好供应商的基础信息、基本情况及审核评价内容，以后的业绩评定也及时存入该供方档案。

 

　　5.供应商的选择方法

 

　　招标法；协商选择法（供应商较多，企业难以抉择时，采用该法选择供应商）； 层次分析法（根据具有递阶结构的目标、子目标、约束条件部分，采用两两比较方法判断确定）；比质比价法（由供应商报价、送货，组织在质量满足的情况下，采用比价采购的方式选择供应商）。

 

　　（二）供应商的控制及管理

 

　　1.契约

 

　　契约类型：一般包括企业的需求及技术要求，基本供货合同，质量保证协议及技术协议等。

在此特别介绍我们通过组织供方讨论签定《产品质量协议》以及组织供方与纸张、油墨厂签定纸张、油墨协议，来延伸供方管理。同时我们还制定各商标印刷品的《工艺程序文件》，通过工艺程序文件：（1）可到供方现场检查验证，达到产品生产的全过程控制；（2）通过工艺程序的渐进验证完善，可以逐步完善印刷品制造工艺；（3）通过工艺程序的检查验证，可促进提高厂家质量及生产过程控制能力；（4）通过印刷品工艺程序，可加强对供方的考核。

 

　　签定了契约后，关键在于可操作和可执行性。这就需要注意：（1）契约要从互利互赢的角度出发，兼顾供需双方的利益；（2）对待各供方要公平对待；（3）如违反契约，一律要严格按照有关条款处理。

 

　　2.业绩评定　

 

　　对供应商的业绩评定是对供应商质量控制的重要内容，也是企业对供应商进行动态管理的依据。

 

　　业绩评定的主要指标：产品及服务（包括产品质量和服务质量）；供货满足率；供货及时率。

 

　　供应商综合考评体系：

　　同时我们还在月度质量沟通会中对供方的产品质量（检验、生产、成品、市场质量），交货满足及时率、事故处理情况进行考评，激励和促进供方改进提高。

 

　　3.评定方法

 

　　（1）不合格评分法；

　　（2）综合评分法；

　　（3）模糊综合评价法；

　　（4）质量供应能力评价法：质量供应能力是指供应商能够交付满足规定质量要求的产品的能力。这是一种将产品实物质量水平与合格率结合起来的评价方法，充分利用供应商提供的产品质量检验信息和进货检验信息，主动分析供应商提供的产品质量数据的变化：A.供应能力的图表分析— 利用直方图了解整批供应商提供的产品的质量分布情况；B.质量供应能力的计算——引入质量供应能力指数Cs；

　　（5）企业与供应商关系满意度评价法。

 

　　4.加强沟通，促进共同提高

 

　　在供方管理中，最主要的是要提高供方诚信度，帮助和促进供方提高。

 

　　通过沟通会形式。过去两三年的时间，我们对卷烟印刷品一直召开月度质量沟通会，在沟通会上，印刷品供方和卷烟企业相关人员聚在一起，汇报、沟通、反馈上月的检验、生产、市场质量问题，以及上月工作重点和工作开展和落实情况，并讨论提出下月工作计划。应该说通过沟通会：（1）供需双方可以进行全方位的沟通；（2）供应商可以共同探讨解决问题，共同提高；（3）不同供方可以交流质量、技术、生产、服务等信息；（4）加强感情，提高供需双方诚信度。

 

　　组织联合任务小组。一直以来，我们通过企业QC活动，组织供方来共同攻关解决供方共同关心的、以及迫需解决的质量、技术问题，同时我们还不定期组织供方进行纸张、油墨、印刷技术交流。通过课题和技术交流，我们深深的感觉：（1）加强了团队合作；（2）加强了沟通；（3）提高了供需双方的质量分析能力；（4）真正解决一些问题。

 

　　近来，我们又在供应商推行六西格玛的管理方法，相信通过六西格玛管理的推进，PDCA的循序渐进，我们能把烟草物资供方的管理做得更好。