一、烟草物资资质认证采购管理理论

 

　　（一）什么是资质认证采购方法

 

　　资质认证采购方法是需求方对供应方守法经营、企业信誉、产品及服务质量、质量管理水平、产品价格、持续配套供货和发展能力等综合素质进行取证和评价，并通过合同形式确定供需双方关系的方法。这是国际上通行的做法，如我们大家熟知的世界上著名的烟草公司菲·莫公司、英美公司、日烟公司都是采取这种方法进行物资采购的。这种方法也符合烟草行业实际，一是卷烟材料已形成了买方市场；二是烟草行业已具备了相应的管理手段和管理水平；三是行业内很多企业已经或正在按照这种方法进行物资采购，并取得了明显效果。

 

　　（二）资质认证采购方法的主要内容

 

　　资质认证采购方法的主要内容可以概括为：建立两个组织；签订两个合同；实施动态管理。

 

　　1.建立两个组织。一是认证小组。由物资供应、工艺技术、质量检测、新产品开发、财务等部门人员组成，负责对供应商提供的有关文件及产品资料进行审查，必要时对其产品进行试用（一种材料一般选择3家以上），然后写书面报告，报审定小组审定。二是审定小组。由企业领导及有关人员组成，对认证小组提供的报告，根据企业发展规划、采购策略的要求进行审定。

　　2.签订两个合同。物资供应部门负责签订合同。一是与审定小组确定的供应商签订基本合同，内容包括：基本原则、适用范围、质量保证、质量责任、包装要求、交货地点、知识产权、违约责任、合同解除等，期限一般为3年。另一个合同是物资供应部门根据认证小组的意见与基本合同范围内的供应商签订当年供货合同。除了基本合同内容外，还要包括品种、数量、价格、交货期、付款形式等内容，期限一般为1年。

　　3.实施动态管理。一般情况下，合同期满后对供应商进行评估。一是配合好的供应商增加供货数量；二是与基本合同内的供应商置换，基本合同的供应商成为当年的供货商；三是解除合同关系，包括基本合同和当年供货合同。特殊情况下可以随时解除合同，这样供应商就始终处在有序竞争的状态下。

 

　　（三）资质认证采购方法的特征

 

　　 1.符合市场经济规律要求，可操作性强。资质认证采购方式为供应商之间自由竟争提供了保障，资质认证采购要求企业按照新的思维方式进行供应商管理，其可操作性是很强的。

　　2.体现了“供应链管理”的新观念。随着卷烟企业生产逐步转变为定单生产，JIT精益生产理念充分体现了供应链相对于卷烟企业的重要性。资质认证采购方式能够促使企业和供应商之间的良好合作，为企业成功实施供应链管理奠定良好的基础。资质认证小组成员是由物资供应部门、技术部门、质检部门、生产部门、财务部门等人员组成，这使得企业和供应商之间能够进行全方面的信息交流。企业和供应商组成团队共享信息，以顾客为中心，追求成本效益，实现质量驱动。

　　3.推动企业整体管理水平不断提高。资质认证采购方法体现JIT精益生产的管理理念，首先要求各职能部门并行解决问题，坚持全面的质量管理（质量是生产出来的，不是检测出来的，从原辅材料开始，关系到产品的每一个环节）；其次资质认证采购对供应商动态管理体现了精益生产持续改进的思想；第三企业和供应商建立良好的合作伙伴关系，相互交流、相互促进，能不断的提高各自的管理水平。

 

　　二、烟草物资资质认证采购管理的实施运用

 

　　（一）培养良好的实施环境

 

　　1.实施资质认证采购方法必须改变传统的采购观念。企业与供应商的关系发生了什么变化呢？简单地说，供应商正在从单纯的货物、服务的提供者转变为买方的商业伙伴。买方更多地从双赢的目的出发，帮助供应商改进流程、降低营运成本。资质认证采购的实施实质就是企业建立自己的供应商网络，一方面通过减少网络内供应商数量，控制供应商管理成本；另一方面要增加网络内主供应商的采购量。如果还把降低价格作为供应商管理的核心内容，资质认证采购的实施也只能流于形式。

　　2.领导的重视和组织的保证。实施资质认证采购的关键环节就是建立一个合理的评价体系，以及建立起高效的“两个组织”。由于认证小组和审定小组这两个组织在企业中属于柔性组织，由多个职能部门人员参与，充分发挥这两个组织作用的前提就是领导的重视。所有的参与部门都要意识到此项供应商管理工作在整个供应链中的重要地位。

 

　　（二）资质认证采购的实施

 

　　有了良好的实施环境，实施资质认证采购才能发挥它的优点，以下我就本厂资质认证采购的实施情况分析成功的经验和存在的不足。

 

　　实施流程及控制

 

　　1.供方评价(资质认证)的基本程序

　　（1）资质认证工作小组采取实地调查或发调查函的方式了解供方的情况。

　　（2）调查结果达到我厂认证标准，对现有供方直接进行供方审定；对新供方由研发中心确定产品试用期(1-6个月)，试用期满后由研发中心向供应处提交试用报告和供方候选名单，方可进行供方审定。

　　（3）根据资质认证工作小组提交的资质认证评价资料，结合我厂的发展要求，在对候选供方的产品质量、产品价格、产品信誉、产品服务等进行综合评价，根据评价结果确定为我厂的供方。

　　（4）供应处与审定小组确定的供方进行谈判，并签定框架协议。其主要内容包括：基本原则、适用范围、价格协商、质量标准、品质保证、质量责任、原材料的使用、知识产权、违约责任、协议解除等。

　　（5）供应处对审定小组确定的供方进行信函调查、实地调查、邮寄、网络传递《供方评价表》，要求供方填写有关调查内容，如供方名称、法人代表、企业性质、产品种类、技术水平、主要设备、生产规模、价格 、信誉、质量状况、交付能力，并提供相关的证明材料。供应处根据认证小组的意见与基本合同范围内的供应商签订当年供货合同。

　　（6）供应处根据《供方评价表》和产品的使用情况，召集有关部门进行会议评价，根据评价准则提出评价意见并确定其得分。

　　（7）供应处根据会议评价意见，将得分高于80分的供方汇总，编制《供方审批表》报领导小组审批，经批准后正式成为我厂的合格供方。

　　2.合格供方控制及管理

　　（1）合格供方的控制

　　供应处依据产品的类别对合格供方实行控制，对A、B、C三类产品采取不同的控制方式。

　　A类产品控制方式：签订质量保证协议、抽检。

　　B类产品控制方式：抽检、验证合格证明。

　　C类产品控制方式：抽检、验证合格证明。

　　供应处配合厂部，可组织本厂内审员对合格供方的质量管理体系进行审核。

　　对产品质量不稳定、交货不及时，质量管理体系存在严重不合格项等情况的合格供方，供应处填写《合格供方调整审批表》，经分管领导批准后，从合格供方中除名。

　　分管领导每两年组织有关部门进行一次合格供方的复评，供应处根据复评结果，确定合格供方名单，经分管领导批准后，分发有关部门。

　　（2）合格供方的管理

　　资质认证工作小组每两年对供方进行一次全面考核。80分为及格，85分为良好，90分以上为优秀。

　　供应处在每年度末将结果反馈给供方，工作小组根据以上指标的考核情况作为决定能否继续签定供货合同的依据。

 

　　实施分析

 

　　1.本厂在实施资质认证采购之前创造了良好的实施条件。首先领导非常重视资质认证采购；其次供应部门在实施之前和相关职能部门进行了大量的沟通协调，与参与认证的各个部门达成了认识上的统一。

　　2.在实施阶段，特别是认证小组认证环节，本厂做得较为成功。论证阶段是整个资质认证采购成败的关键，这个环节直接决定了资质认证采购是否流于形式。正是由于实施前准备充分，我们的认证小组从经营资质、价格资质、服务资质、质量资质四个方面对各供应商（年采购量在10%以上的）进行了实地考察和间接调查，对他们的评价是客观专业的：技术部门考察供应商是否达到本厂的技术要求；质检部门、生产部门重点对供应商质量资质进行评价；财务审计部门结合供应部门重点对供应商的价格构成进行评价；供应部门重点对供应商的服务资质、质量资质进行评价。择优选择本厂供方。

　　3.本厂对于合格供方的动态管理实施得较为成功。供应处每年结合相关部门的意见对供应商进行评价，并及时将评价结果反馈给供方，以促使对方进行改进完善；每两年对合格供方进行复评，对不达要求者给予除名。

 

　　总的来说，我厂的资质认证采购已达到了其初步目标，还在处于不断的精细化、科学化之中。资质认证采购的最终目的就是要把采购部门也打造成一个利润中心，我们离这个目标的差距还相当的遥远，还要在很多方面不断完善。

 

　　1.资质认证采购体现的是供应链的思想，是JIT精细化生产的产物，精细化生产和供应链的基础就是建立统一的信息平台，虽然我们的ERP系统已建立了较为完善的企业内部信息平台，但我们没有建立外部信息平台。我们和各个供应商之间没有实现数据交换：供应商对于企业市场变化的反应滞后；我们对于供应商变化信息的了解同样很慢。建议烟草工业企业利用好“中国烟草物资电子商务网”这个有效平台，充分发挥此平台的作用，将供应链上的每个环节都纳入此平台，和供应商实现真正意义上资源共享和便捷的网上交易，只有这样才能加快供应链的速度，提高供应链的效率，资质认证采购才能体现出它的巨大优势。

　　2.资质认证采购的实质是建立企业供应商网络，进行供应商关系管理。供应商关系管理是用来改善与供应链上游供应商的关系的，它是一种致力于实现与供应商建立和维持长久、紧密伙伴关系的管理思想和软件技术解决方案，旨在改善企业与供应商之间关系的新型管理机制。它通过对双方资源和竞争优势的整合来共同开拓市场，扩大市场需求和份额，降低产品前期的高额成本，实现双赢；同时它又是以多种信息技术为支持和手段的一套先进的管理软件和技术，它将先进的电子商务、数据挖掘、协同技术等信息技术紧密集成在一起，为企业产品的策略性设计、资源的策略性获取、合同的有效洽谈、产品内容的统一管理等过程提供了一个优化的解决方案。实际上，它是一种以“扩展协作互助的伙伴关系，共同开拓和扩大市场份额，实现双赢”为导向的企业资源获取管理的系统工程。我们在实施资质认证采购过程中对于供应商关系管理还处于很初级的阶段，这不仅仅是由于缺乏和供应商的数据交换平台，还因为我们还没有从根本上和供应商建立合作伙伴关系，供应商还停留在按企业要求供货阶段，很少参与企业新产品研发、降低成本研究等方面。这是一个需要长期完善的过程。

　　3.资质认证采购实施过程中对供应商网络（合格供方）的分类管理相当重要，需要用科学的分析方法分析处理。在供应商开发与管理的过程中，企业制定的货源策略是否有效？必须对供求双方的力量对比有正确把握，所以在制定货源管理策略时，务必做好供应商力量矩阵分析。只有这样，才能制定出适宜的供应商货源管理策略。

 

　　当处在第一象限，供求双方势均力敌，相互依存度较高。供应商管理侧重于追求双方合作，形成生命共同体，取得双赢；当处在第二象限，采购处于优势地位，供应商管理侧重于采购如何利用自己的优势，选择优秀的供应商，并对其进行培育辅导，追求持续改善；当处在第三象限，双方对彼此都无足轻重，关系不稳定极强，应采取灵活策略，甚至需要整合供应商，缩减供应数量，实施集中采购，将其转化为对自己有利的第二象限；当处在第四象限，形势对供应商更为有利，采购需要发挥其智慧，在形势不利的情况下扩大自己的筹码、处理好双方的关系。如果可能，尝试发展为形势相当的第二象限。

 

　　采取适宜的货源策略，需要企业发挥智慧才能，做好分类管理，对症下药。烟草工业企业通过采取适合的货源策略实现供应商资源整合的舞台很大，应用得当一定能大幅度提升企业的采购绩效表现，从而提升企业的盈利表现。