【摘要】全面预算管理是企业最重要的管理体系和机制，如何提升预算管理水平是企业管理控制的核心问题。本文介绍了白沙集团全面预算管理的现状，对白沙集团预算管理的信息化需求进行了分析，提出了借助基于多维数据库的专业化预算管理软件提升白沙集团全面预算管理水平的信息化解决方案。集团能够通过预算管理软件建立一个强大的预算管理协同工作平台，使集团各预算单位可以在该平台上共同参与全面预算管理，以规范集团全面预算管理工作，提升集团全面预算管理效率。该解决方案为烟草制造企业应用信息化平台有效提高企业预算管理水平的探索提供思路。

 

　　著名管理学家戴维•奥利(David Otley)曾说过：“全面预算管理是为数不多的几个能把组织的所有关键问题融合于一个体系之中的管理控制方法之一”。国外管理学界从20 世纪20年代就开始研究预算管理问题，随着时间的推移和管理变革，预算管理的研究和实际应用不断地深入，至今已成为企业不管缺少的一种管理机制。以财富500强为代表的国外大公司无一例外地把预算作为管理控制的工具和业绩评价的依据。温家宝总理在2004年政府工作报告在谈到我国国有企业改革时，就明确地把“建立国有资本经营预算制度和企业经营业绩考核体系”作为深化经济体制改革的重要手段。可见企业预算管理已受到理论界、政府和企业实务界的广泛关注的问题。

 

　　现代企业全面预算不仅仅是预算表格，而是集目标、协调、控制、考核于一体的一整套管理机制，企业预算管理有利于增强企业适应市场变化和抵御风险的能力，有助于理顺企业管理体制和运行机制，是实现企业战略的最有效的保障体系。

 

　　一、 白沙集团全面预算管理信息化需求分析

 

　　（一） 白沙集团全面预算管理现状

 

　　伴随着中国烟草行业继续“深化改革、推动重组、走向联合、共同发展”，烟草企业走向集聚式发展道路，烟草企业信息化发展已走向集成的数字化阶段。据统计，2004年IT全国应用投资规模同比增长20%左右。在近3年中，烟草行业的信息化建设在信息服务的投资上将有较大规模的增长，在行业总体信息化投资中的比例将由过去的6.8%增长到32.5%。其中，烟草行业在信息服务上需求最为旺盛的依次是：系统集成、软硬件售后与维护、外包服务和IT教育与培训；相对而言，IT咨询、主机托管和接入服务的需求较小(见图1)。

 

　　白沙集团与烟草行业其他企业一样，在企业信息化建设方面一直处于优先发展地位。它于2001年就在咨询公司的帮助下，开始实施ERP系统，之后，又将数据挖掘技术引入企业管理之中，大大加速了企业信息化建设进程。这为集团企业实施全面预算管理提供了信息技术平台。

　　白沙集团在《国有大中型企业建立现代企业制度和加强管理的基本规范(试行)》的指导下，于2001年开始结合企业的实践，探索实施全面预算管理。白沙集团的预算管理模式见图2所示。

　　白沙集团的预算管理模式具有以下特点：在预算制度上实施以实现企业发展战略为目标、以企业经营计划为重点、以资金配置为保障的全面预算管理。企业预算的制度突破了原有的财务预算管理框架，实施了以“战略-经营计划-预算”联动的预算管理。

 

　　1、机构设立：预算管理委员会是集团公司内设立的预算事项的最高权力机构与决策机构，它与战略管理委员会、薪酬管理委员会、审计管理委员会等共同构成董事会的专门委员会。预算管理委员下设立预算制定小组与预算执行控制小组。各小组下为各部门预算员组成。

 

　　2、预算编制：首先，预算管理委员会与每年9月份召开下一年度战略经营预算会议，制定公司未来发展战略，在企业战略目标的指导下，确立未来年度的经营目标。其次，各业务部门根据企业战略的要求，制定企业的生产经营计划。各部门的生产经营计划包括：计划项目名称、项目的必要性和可行性分析、实现项目的目标和实施方案的设计、项目的资金需求及其计算依据。预算制定小组对各业务部门上报的预算进行评估和汇总，将评估结果返回各业务部门，并在多次博弈而形成最终的预算汇总报表。最后，12月中旬将预算编制结果提交预算管理委员会，由预算管理委员会提交董事会并由股东大会讨论批准。

 

　　3、预算执行与控制：企业预算执行与控制小组对年度预算的执行进行监督，并根据执行情况，为第二年制定预算提供数据信息。在遇到需要调整预算方案的情况时，报预算管理委员会提交董事会批准。

 

　　4、预算评价及绩效管理：年度结束时，预算执行控制小组对整个年度预算计划的执行情况进行评价，然后基于评价结果进行激励，与薪酬管理等相结合，最终将预算的评价和激励结果汇报到预算管理委员会，从而提供企业战略计划实施的情况，为下一年度制定、调整战略计划提供依据。

 

　　（二）白沙集团预算管理的信息化需求

 

　　白沙集团已经有了一整套全面预算管理制度组织体系，但是由于现有的数据集成与处理程度还无法满足企业预算管理的需要，预算集成整合尚处于初级阶段，预算管理信息化程度低。白沙集团目前使用的预算工具为Excel。由于预算工作具有分层管理、多部门参于、需要上下多次沟通、需要动态调整、数据量大、数据之间勾稽关系复杂等特点。因此，作为一种典型的电子表格软件，Excel本质上是一种个人工具，与专业预算软件相比，其预算编制效率低、数据管理分散、准确性差、缺乏有效的控制手段、预算分析费时费力、周期长，难以满足白沙集团快速成长对及时、准确、全面的管理决策支持的需要，也大大影响白沙集团先进的全面预算管理理念的执行，具体问题主要表现在：

 

　　1、 缺乏预算控制平台，预算控制靠手工进行，控制效率低

 

　　白沙集团的预算控制理念比较先进成熟，专门成立了预算执行控制小组对各业务部门的预算执行情况在业务活动发生前进行严格审核，以确保业务活动严格按照预算执行，但由于缺乏信息系统的支持，只能靠人工审核把关，效率比较低下，随着公司规模的进一步增长，这种手工控制方式已经越来越影响业务审批的效率。

 

　　2、数据管理分散，难以有效协调和管理整个组织共同参与预算

 

　　目前白沙集团的预算数据管理十分分散，各预算汇总数和明细数据分别存储在不同的EXCEL表中，数据之间是割裂的，不能实现穿透式查询，汇总和查询的效率十分低，且容易出错。例如，部门编制的各年度历史预算数据和实际数据无法实现集中管理，无法为公司审核各部门的年度预算提供历史参考标准。由于缺乏权限控制和管理功能，无法自动实现预算目标的分解和预算数据的汇总合并，因此运用EXCEL表编制预算时，协调各子公司、各部门共同参与预算的效率较低，并且难以对各部门的预算编制过程进行控制和管理。

 

　　3、预算编制工作量大，难以支持今后编制季度或月度滚动预算的要求由于白沙集团预算编制的比较细，集团部门比较多，因此预算报表的数量非常多，因此预算体系比较复杂，运用EXCEL表编制预算需要进行大量的公式设置，预算编制的工作量非常大，随着将来预算的进一步精细化管理，如需要按照月度编制滚动预算，那么这种方式将难以满足快速编制预算的需要。

 

　　4、依靠手工取数分析，预算分析费时费力，准确性差，周期长

 

　　由于EXCEL表无法和企业现有财务软件和业务软件集成，自动获取实际数据，因此预算执行分析的工作量很大，分析周期长，无法满足为公司领导及时提供分析报告的要求。

 

　　5、难以多角度灵活、立体反映数据

 

　　受自身功能的限制，EXCEL表展现给我们的数据格式只能是二维静态的格式，很难以更灵活、立体的方式展现预算数据，因此公司要想从不同角度反映公司的预算信息，只能从不同角度去另外编制相关报表，影响了公司预算管理精细化的要求。

 

　　鉴于Excel表作为预算工具所存在的诸多问题，我们认为国际著名BPM供应商Hyperion公司的预算产品，有利于企业开展全面预算管理过程中的信息化水平。

 

　　二、借助专业化预算管理软件，提升白沙集团全面预算管理水平

 

　　（一）Hyperion全面预算软件

 

　　Hyperion全面预算软件是Hyperion公司提出的企业绩效管理(BPM)框架中的一个重要组成部分（如图3所示）。它为企业开展全面预算管理提供了一个完 整的平台和工具，在设计上采用了成熟的多维数据库技术，并融入了很多财务智能和模型，能够与各种财务和业务系统进行有效集成，从而使复杂的预算工作变得更加简易。

　　Hyperion 预算软件，如图4所示，将预算管理人员分为三类：系统管理员(预算经理)、预算合并人和预算编制人。

　　系统管理员（预算经理）相当于企业的预算负责人，在软件中权限最高，主要负责公司整体预算方案的配置和管理预算合并人和预算编制人的权限；

 

　　预算合并人是企业末级预算单位以上的各级预算单位（预算合并人可以是多层），负责下级预算单位预算方案的下发、预算审批和汇总工作。

 

　　预算计划人就是企业的末级预算单位，其责任是负责按照上级下发的预算方案编制预算数据。

 

　　预算经理负责设置公司整体预算方案，并通过系统自上而下逐级下发公司预算方案，系统在分发方案时会根据各用户的权限进行分发控制和管理。

 

　　预算编制人编制完成的数据，会通过系统自下而上逐层汇总。

 

　　在预算下发执行的过程中，各级预算单位可以通过系统进行预算分析和滚动预算。

 

　　（二）实施预算管理信息化，提升白沙集团战略执行力

 

　　全面预算管理是集战略实施、内部控制、内部沟通协调和管理决策支持等功能于一身的综合性管理工具，根据白沙集团的现实需求，通过实施预算管理信息化管理，将提升白沙集团全面预算管理效率，为实现白沙集团的发展战略提供保障：

 

　　1. 为白沙集团提供一个强大的预算管理协同工作平台，使集团各预算单位能够在该平台上共同参与全面预算管理，以规范集团全面预算管理工作，提升集团全面预算管理效率：

 

　　（1） 在该平台可以对公司的预算方案进行统一设置，从而规范各单位预算编制工作；

　　（2） 该平台自身内置丰富的财务智能功能，不需要任何公式设置，即可快速、准确实现集团预算目标、预算模版的自上而下自动分发以及预算数据的自下而上自动汇总，并可实现自动生成三张财务报表，可以大大缩短白沙集团编制计划和预算所需的时间；

　　（3） 该平台可以将集团各预算单位目前分散在各张EXCEL报表中的预算数据集中在数据库中进行统一管理，从而可以有效解决集团上下预算数据的一致性、整合性，并可以根据管理上的需要，通过一定的搜索条件快速创建和查看预算报表，满足公司对预算信息的实时穿透查询；

　　（4） 该平台支持按用户设置严格细致的权限管理，可保证整个集团预算管理工作的严谨性和机密性。

 

　　2. 全面提升集团全面预算管理对公司管理上的决策支持能力，通过预算管理，更加清晰地了解企业的运营状况，帮助白沙集团精确地预测企业的各项活动对企业运营所产生的影响，同时对市场的变化做出及时的反应，以帮助企业做出正确的决策，发现和推进潜在的利润增长点，保持企业的竞争优势：

　　（1） 该平台支持多达108个预算编制角度来编制企业的预算，并能够利用其先进的多维数据库功能实现对集团细致的预算数据从不同层次和不同角度进行筛选和管理，从而可以有效提高集团全面预算管理的精细化水平；

　　（2） 该平台可以实现在业务活动发生前对各部门的预算执行进行实时控制和预警，大大提高现有的人工控制模式。

　　（3） 该平台能够实现与公司现有的ORACLE系统和BI系统之间的无缝集成，通过定期将实际执行的业务数据导入预算系统，可以在预算系统中自动实现预算执行情况分析，包括历史趋势分析、预算执行对比分析和差异(价差和量差)分析、多角度预算数年据挖掘分析、多角度实际数据的挖掘分析等，提高预算分析的及时性、准确性、细致性。

　　（4） 该平台可以方便的实现集团预算的滚动调整和弹性编制，从而提高预算对快速变化的外部环境的适应性；

　　3. 通过该平台的实施，将各部门不同年度的预算数据和实际数据进行集中统一管理，为公司合理评价和审核各部门的年度预算是否合理提供历史参考标准。