基于风险思维的流程“颗粒度”管理

2019-03-01来源:龙岩烟草工业公司作者:邱梅胜

流程管理是企业管理体系的重要基础,是企业实现其经营结果的基本过程。总体而言,一个企业流程由市场营销、产品设计、采购、生产制造、仓储物流等核心流程以及财务、人力、信息等支撑流程组成。在这个总流程框架下,每个环节还可以细分子流程,如生产制造可以分成生产计划流程、生产过程流程、生产控制流程、生产统计流程等。这些子流程又可以往下再细分,如生产计划流程可以分成生产计划接收流程、生产计划下达流程、生产计划变更流程等等。按照生产区域或产品类型不同又可以往下再细分。以此类推,可一直往下细分建立数不清的流程。可以说,单纯把所有的流程罗列出来几乎是不可能的。从管理需要的角度出发,流程多少体现的是企业“管理度”的高低,流程少了可能导致管理不到位、管理效果达不到;流程多了会导致管理臃肿、管理效率低下。那么一个企业到底应该建立多少流程?流程到底应该细分到什么程度?每个子流程应当如何管理才有效?这是企业在流程管理中普遍面临的问题。

新版质量管理体系要求中的“基于风险的思维”给我们提供了良好的解决思路。“基于风险的思维”是贯穿整个管理体系建设的基本思维方式,流程是企业管理体系的基础,因此在流程“颗粒度”,也就是精细化程度管理方面,也应当遵循这种基本思维。运用好“基于风险的思维”能够较完整地列出企业管理需要的流程又不至于流程过多,有效把握好企业“管理度”的问题。

风险是指“不确定的影响”,包含两层含义,一是不确定性,二是该不确定性对企业实现其目标产生影响。因此流程建设过程中的“颗粒”是以其是否包含不确定以及该不确定产生的影响来加以界定的。对于具有较大风险的流程,应当将其“显性化”并进行严格管控,以提升管理有效性;对于风险较小或无风险的流程应当将其“隐形化”,以减少资源浪费、提升效率。在几年的流程管理实践中,笔者总结了流程管理“颗粒度”方面应考虑的主要风险。

其一,纵向偏离的风险。包括战略目标、流程、实际执行之间的偏离,这是流程管理过程中最大的风险。流程应围绕企业战略目标而建立,超出或者遗漏都将导致企业流程不能很好地支撑其实现战略目标;流程与执行偏差一方面导致实际执行达不到效果,另一方面可能导致流程管理失效。

其二,横向不一致的风险。包括员工之间及部门之间理解、沟通、执行不一致。这是流程运行中最常遇到的风险。企业员工能力素质有高有低,对流程的理解程度不一;部门存在的本位主义,会导致对流程理解不一致;不同员工、不同部门对同一流程理解完全相反,在执行中出现流程跨人员、跨部门“无法沟通”的问题。以上情形将导致流程执行效果差、无法执行甚至执行结果与初衷完全相反的后果。

在流程“颗粒度”管理方面,管控以上两大风险,一是确保流程能够实现其价值,体现流程基础管理支撑作用;二是确保流程能够顺畅运行,体现流程在效率效果方面的优势。所以要事先预设情景进行分析,确定可能存在的纵向、横向风险,评估风险对流程的影响,以确定是否对其进行管控。

流程“颗粒度”管理不是一成不变的,而是随着内外部环境以及风险的不断变化而动态变化的。当企业战略目标发生变化时,会出现“纵向偏离”风险,因此流程的某些方面需要细化,而某些方面可能需要缩减;当企业运行过程中某个环节出现问题时,流程“颗粒度”需要细化,以更好地管控过程;当企业员工素质提升了,理解沟通不一致风险减小了,流程“颗粒度”可以放大,以降低流程繁琐度,提升管理效率;当信息化水平提升了,横向纵向风险减小,流程“颗粒度”可以放大,以提升流程管理效率;当部门协作水平提升了,流程增值链条顺畅了,流程“颗粒度”可以放大。内外部环境总是在不断变化中,而企业的总体资源是有限的,最大限度地有效整合运用企业资源,“好钢用在刀刃上”,有效划分流程“颗粒度”,合理把握企业管理的“度”,是有效提升企业管理水平的重要路径。

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