当合同管理遭遇“瓶颈”

 

    从西安市到咸阳市的旬邑县，驱车大约需要两个多小时。在沟壑纵横中穿行，人们很难想到，这里竟是被《诗经》中反复吟唱过的古豳之地。纵然在气候和生态条件上较南方相差许多，陕西烟区却备受关注。作为有着23年历史的老烟区，该地区的烟叶生产管理基础较为扎实，2006年，陕西省旬邑县成为全国首批5个电子合同试点烟区之一，一场信息化实战正在悄悄展开。

 

    “合同”，一切因这两个字变得敏感。

 

    合同制是稳定烟叶生产的重要手段，却在一定程度上遭遇了管理瓶颈难题。2005年全国性烟叶超种超收苗头的出现，再度引起人们对合同制的深刻反思：我们的合同管理在哪里出了问题？

 

    国家计划的分解=烟农的合同。不可侵犯的国家烟叶生产计划，是由千家万户烟农的“一纸合同”组成。从国家的大计划到烟农的小合同，中间历经省公司、分公司、县烟叶生产部、烟站、烟技员多个环节。涉及的环节越多，风险点就越多。尤其是在县烟叶生产部、烟站及烟技员环节，管理面广、管理水平较为薄弱，再加上烟贩子的投机，给超合同种植烟叶者留下了可乘之机，合同管理失灵在所难免。其中，最典型的症状是“神经末梢麻痹”，形象地说，就是基层造假导致信息失真。多年来，烟叶产购合同均由基层烟站代表县级烟草公司与农户签订，之后将结果逐级上报，而烟站所依据的常常是经过层层加码的指标，这种管理模式使上级部门只能被动接受结果，监督乏力，甚至陷入管理困境。

 

    “首先，我们无法实现计划控制。只有在全县或全市产购合同全部签订上报完毕后，才能知道是否超出计划，这时候进行事后控制的难度较大。其次，无法实现过程控制。产购合同签订过程全部在基层进行，管理层对其工作进展无法及时掌握。再次，无法控制数据真实性。烟农、基层站、烟草品种、种植地块、合同数量等数据都由基层上报，是否存在造假或虚报问题，是否存在套购扶持物资问题，我们无从得知。最后，无法控制合同的随意变更。产购合同的修改和变更权限在基层，过去在合同签订甚至烟叶收购过程中，随意修改和变更合同、擅自制作IC卡等问题时有发生，给个别单位和个人造假、套用物资及违规倒卖烟叶留下了空间。”陕西省烟叶公司副经理马英明对旧的合同管理模式的弊端深有感触。

 

    粗放的合同管理，基层的暗箱操作，给作为管理主体的陕西省烟叶公司带来了深深困扰：这合同，要咋管才能管好？

 

    信息化“上锁”

 

    要给合同制“上把锁”。探索过程中，陕西省烟叶公司萌生了这一想法，而所借助的手段是信息化管理。

 

    此前，陕西省烟叶公司已经将信息化管理运用于烟叶收购环节，不仅实现了从烟站到县级公司、分公司和省公司的当日数据传送，而且实现了运用基础软件对实时收购数据进行分析研究，及时发现、查纠异常现象，保障烟叶收购正常进行。特别值得一提的是信息管理系统中的“IC卡收购”，烟农一户一张IC卡，卡上记录了每户烟农的基本信息、合同种植面积、合同收购数量等信息。交售烟叶时，烟农到所属烟站交售（其他烟站的管理系统无法识别该烟农的IC卡），收购软件自动读取IC卡上的烟农信息，根据合同收购量扣除本次交售数量，当剩余交售量为零时，系统自动停止对该户烟农的收购。IC卡收购与烟农合同的挂钩不仅杜绝了烟叶的异地交售，在一定程度上也维护了合同的严肃性。但不可否认的是，这是一种事后维护，计划之外的烟叶仍有生存空间。对烟农来说，多种出来的烟叶总是要卖出去的，不能走烟草公司的正规收购渠道，那么就“曲线”交售，卖给不法烟贩子。在这种情况下，仅靠卡住收购环节仍然无法杜绝烟叶体外循环。

 

    更彻底的办法在于正本清源，即从烟叶种植环节抓起，在源头上挤出合同的水分，杜绝虚假合同。为此，陕西省烟叶公司把信息化管理方法从收购环节延伸到种植合同签订环节，把风险控制点移到烟叶生产的最前端。

 

    电子合同由此产生。

 

    在合同的前面加上“电子”两个字，意味着对原有合同管理模式的改变。

 

    在原有合同管理模式中，国家计划体现在纸面上，在电子合同管理模式中，国家计划是储存在计算机系统中的有限资源，交由计算机系统“保管”，能有效防止人为因素的干扰。

 

    当计划被分解，系统中的资源被激活时，省级局只能在国家局给定的额度内向市级局分解，市级局和县级局以此类推，将计划分解到基层站，基层站只有接到计划后才能录入合同。当基层站录入一份合同并上报到国家局合同审定软件审批后，系统将从该站点的计划资源中扣除该数量的计划。计划资源被扣完后，合同信息将无法再输入系统。

 

    “以前签合同，就像烟技员给烟农开支票，开得再准烟农也不当一回事，签是签，种是种。现在签合同，就像烟技员领着烟农、拿着存折到银行取钱，取多少，存折里的钱就少多少，取完之后，再想取也取不出来。”陕西省烟叶公司信息化主管李东阳打了一个浅显易懂的比方。

 

    “取钱时，银行系统会给取款人一张客户签单或业务凭证，电子合同管理系统也是如此。合同输入国家局合同审定系统并经县级局在线审批后，将由系统自动生成电子合同，并由基层站打印出来，交付到烟农手中。除了国家局统一的合同文本外，旬邑县烟农还多出一份打印的电子合同。”李东阳说。

 

    在旬邑县地庙镇东牛村烟农朱崇彬家里，记者看到了一张机打的“中国烟草生产收购合同”。合同上印有烟农姓名、家庭劳动力情况、烤房情况、种烟亩数、平均单产（为前三年亩产的平均值）等信息。这就是电子合同，薄薄的一页纸，历经国家计划层层分解、基层站点合同信息录入、县级局登录国家局合同审定系统审批三个环节，最后由系统自动生成。“现在签合同，谁说都不算，电脑说了算。”朱崇彬对记者说道。在淳朴的烟农看来，电脑（计算机系统）拥有不同一般的公信力和约束力。一旦数据输入电脑，就意味着被限制，不能轻易修改，虽然除了正常的合同签订外，系统还设计了合同增补、作废、减量等功能，但均需要上级单位在计划允许的范围内进行审批。

 

    严格分解计划，记录合同信息，再把合同信息与IC卡收购连接起来，电子合同管理的约束力昭然可见。根据一户烟农一份合同一张卡的对应关系，“锁”住合同，卡住收购环节，就等于在国家计划和烟农种植面积总和之间划上一个等号。

 

    用信息化手段给电子合同“上锁”，“锁”出了计划的刚性原则，也“锁”出了烟农对合同制的新看法：“今年不能随随便便种烟了，不能多种，也不能少种，多种烟也交不出去。”

 

    “现在的合同是硬管理，要想多种烟就得找计算机商量去！”

 

    软管理再造

 

    每一户烟农的合同都来源于系统，存储于系统。升级之后的中国烟叶电子合同管理系统中，国家局、省公司和分公司可根据权限查询千家务户像朱崇彬这样的烟农的合同信息。“合同是烟草公司与烟农之间的重要纽带，也是最为基础的信息载体。现在，通过电子合同传导信息，作为经营主体的分公司、管理者的省公司和调控者的国家局就能及时掌握最基层的信息，整个行业的平稳发展也有了决策依据。”从一户烟农到整个行业，这是马英明眼中的电子合同构想。

 

    “对于合同管理，认识是基础，制度是保障，手段是关键。”陕西省咸阳市烟草专卖局局长李振海说。作为一种有效的管理手段。电子合同的出现将给烟叶生产管理带来一场自下而上的革新。“我们明确了这样一个概念：这是一场以电子合同为载体的烟叶信息化管理变革。”李东阳说。电子合同管理系统不仅将变革烟叶生产中关键的“首”（签订合同）“尾”（收购）环节，而且还将发放物资补贴、技术辅导等内容纳入其中，进而实现对烟叶生产的过程管理。从发展的角度看，电子合同管理系统就是烟叶生产领域的“一号工程”，随着信息渠道的畅通与有效管理，烟叶生产有可能迈入“订单生产”时代——国家计划性订单。

 

    “同时，电子合同有利于帮助基层实现一些‘理想’的管理模式，如单株管理和品种管理。电子合同不仅严格约定了种植面积，同时也给每户烟农设置了最优亩产量值。这样，烟农想要实现收益的最大化，只能把心思用在提高烟叶质量上，走由数量效益型转向质量效益型的道路，靠‘多留叶’或是种植杂劣品种的老路再也走不通了，这将从根本上杜绝未经审定品种的种植问题。”具体组织电子合同试点的咸阳烟草分公司烟叶公司经理张云这样告诉记者。

 

    电子合同的出现，也使各种错综复杂的利益关系得到较好梳理，如电子合同在防止县级局、站点和烟技员暗箱操作的同时，也可以使他们从各级政府的压力之中解脱出来，理直气壮地维护计划，严格按照国家计划与烟农签订合同。

 

    纵然电子合同前景喜人，但仍有一些薄弱的配套环节需要跟进。试点烟区在看好电子合同管理的同时，也看到并正在着力解决一些不容忽视的瓶颈问题。

 

    “电子合同本身涉及的基础工作特别多，基础工作没有做好，电子合同就有可能成为空中楼阁。比如，签订合同之前要详细、准确地核实烟农的基础信息，这里面既有烟技员挨家挨户丈量土地、查看烤房的第一次核实，也有分公司检查预留烟地面积的第二次抽查。签订合同之后，还要检查苗床育够了没有，烟苗移了多少……每一个后续环节，都要有扎实有力的保障措施。”咸阳烟草专卖局副局长孙宏哲说。

 

    管理是系统工程，任何一个环节出现松动，都将对整体工作的进展产生影响。记者在采访中了解到，最让试点单位忧心的是基层烟技员的激励管理问题。烟技员直接与烟农联系，是电子合同的第一执行者，电子合同管理能否管出成效，能否赢得烟农的心，与烟技员的责任心和素质密切相关。举个简单的例子，烟叶被冰雹打了，产量减少，烟农担心来年的合同种植面积会受到影响。面对这种情况，烟技员首先应该向烟站、县级局反映情况，县级局再根据受灾情况对烟农合同加以修改。同时，烟技员在来年确定该户烟农的合同亩产时应该剔除天气影响因素。烟叶种植属于农业生产范畴，容易受到自然因素的影响，如果出现丰产或减产，次年的电子合同也应随之调整。烟技员既要维护电子合同的刚性，也要根据实际情况掌握一定的弹性。烟技员能否把工作做到位取决于他们工作的主动性。